De juiste opbouw van een motivatiebrief is erg belangrijk, wanneer u gaat solliciteren.
In de eerste plaats is de motivatiebrief een visitekaartje van uzelf.
In de tweede plaats wilt u dat uw motivatiebrief er uitspringt tussen alle anderen.
En in de derde plaats wilt u waarschijnlijk niet al te vaak een motivatiebrief te hoeven schrijven, maar zo snel mogelijk een job krijgen.
Naast de vraag “Wat zet u in een motivatiebrief” is de vraag “Hoe ziet de opbouw van een motivatiebrief eruit?”, erg belangrijk. De juiste opbouw zorgt er voor dat er in het hoofd van de lezer een proces plaatsvindt, waardoor de informatie die u wilt geven op het juiste manier binnenkomt.
In een goede motivatiebrief geeft u kort en krachtig aan waarom u deze baan ambieert en waarom u de juiste persoon voor deze job bent. Daarbij geeft u de pluspunten aan, eventuele ervaringen en laat u zien dat u aan de gestelde functie-eisen voldoet.
Bij een motivatiebrief is een goede opbouw erg belangrijk. Bij de tips gaven wij al aan dat u op deze manier georganiseerd overkomt. Daarnaast is het natuurlijk prettig voor de lezer als de tekst goed leesbaar is.
Een brief kunt u opbouwen vanuit het AIDA model, dit staat voor Attention, Interest, Desire & Action. U probeert dus eerst de aandacht te trekken van de werkgever, vervolgens probeert u interesse te wekken en spreekt u uw eigen wensen uit.
Ten slotte gaat u over op actie, bijvoorbeeld om een vervolggesprek te krijgen.
Opbouw
- Begin een motivatiebrief altijd met een aanhef. “Geachte heer…” of “Geachte mevrouw…” Vaak staat in de vacature aan wie u de brief kunt richten. Is dit niet het geval, gebruik dan enkel “Geachte heer/mevrouw”.
- Verwijs naar de vacature waarop u reageert.
Bijvoorbeeld: Naar aanleiding van uw vacature voor de functie van dierenarts wil ik graag reageren. - Probeer vervolgens met een opvallende zin te komen waarin u uitlegt, waarom deze functie uw interesse wekt en waarom deze functie iets voor u is. Hierin kunt u namelijk onderscheid maken ten opzichte van de andere sollicitanten.
- Hierna gaat u het over uzelf hebben. Wie ben ik, wat heb ik gestudeerd, relevante werkervaring etc. Denk aan de 5 W’s.
Wie, Wat, Waar, Wanneer en Waarom. Hoe sluiten deze eigenschappen aan op de vacature? - In de volgende alinea gaat u in op de vacature en het bedrijf waar u naar solliciteert.
Waarom spreekt dit bedrijf mij aan? Wat voeg ik toe voor het bedrijf? Wat verwacht u van de functie en het bedrijf? etc. - Ten slotte sluit u de brief af met een goede uitswinger. bijvoorbeeld: “Ik hoop uw interesse gewekt te hebben en denk in het bezit te zijn van de juiste kwaliteiten die nodig zijn voor deze functie. Ik zie uw reactie graag tegemoet.” Op deze manier bevestigd u uw kwaliteiten nogmaals en vraagt u om een reactie. U gaat dus over tot actie.
De brief sluit u af met een formele groet. “Met vriendelijke groet” of “In afwachting op uw reactie verblijf ik” volstaan. vergeet niet te verwijzen naar uw CV.
Laat altijd een witregel tussen de alinea’s en zorg ervoor dat uw CV en motivatiebrief in dezelfde stijl geschreven zijn.
Naast dat wat in uw motivatiebrief moet staan en dat wat in het CV thuishoort, is voor een goede sollicitatie ook de opbouw van een motivatiebrief van groot belang.
Is uw motivatiebrief op de juiste lengte, zitten er geen type- en taalfouten in en ziet de brief er verzorgd uit, dan nog kan uw brief terzijde gelegd worden omdat de opbouw niet juist is.
Houd daarom de volgende volgorde aan:
• Perfecte openingszin
• Inleiding
• Waarom bent u de aangewezen persoon
• Vaardigheden en eigenschappen
• Afsluiter met uitnodiging.
De openingszin
Met de openingszin kunt u de aandacht van de lezer al te pakken krijgen. Veel mensen beginnen met standaard zinnen als:
“Naar aanleiding van uw advertentie ….”, of
“Hierbij solliciteer ik op de functie van ….”, of
“Ik heb interesse in de vacature van …. die u aanbiedt.”
Dat soort zinnen, vertelt de lezer iets dat ze al lang weten, want zij hebben immers de advertentie geplaatst. En wanneer u op een stapel met vele sollicitatiebrieven ligt en u bent de zoveelste, dan krijgt de lezer automatisch het gevoel van: “zucht, weer zo’n standaardbrief!” Daarmee staat u gelijk op achterstand met degene die een pakkende openingszin heeft geschreven. Meer daarover in het artikel “Geslaagde openingszinnen voor een motivatiebrief”.
Neem de tijd voor het vinden van een goede openingszin, die aansluit bij de functie waar u op solliciteert. Met een goede openingszin verslaat u minimaal driekwart van de concurrenten en zorgt u er voor, dat uw brief niet op de stapel afwijzingen belandt.
Inleiding
De openingszin is de eerste zin van de inleiding. In deze inleidende alinea geeft u vervolgens kort aan waarom u op deze functie solliciteert en wat u zo aanspreekt in de vacature.
Hou het kort en probeer de inleiding te beperken tot maximaal 5 regels. Minder heeft de voorkeur.
Juiste persoon?
Na de inleiding geeft u kort aan waarom u denkt de juiste persoon voor deze job te zijn. Uiteraard omdat u de skills heeft voor deze functie, maar ook omdat u bijvoorbeeld goed aansluit bij het team waar u bij gaat horen, of dat de visie van het bedrijf overeenkomt met de uwe. Laat zien waarom u goed bij dit bedrijf past.
Dit onderdeel noemt men ook wel de argumentatie. U geeft aan wat jij je potentiële werkgever te bieden hebt. Zo nodig vertelt u kort iets over de opleiding, achtergrond en relevante ervaringen. Hou het kort en verwijs voor meer informatie naar het CV.
Het CV is zeer belangrijk in de presentatie en kies daarom de juiste template voor de functie. Wellicht kunt u een geschikte template vinden in dit cv template overzicht. Noem in de argumentatie alleen de echt relevante zaken. Heeft u bijvoorbeeld al 20 jaar ervaring, dan hoeft u 0niet meer de opleidingen te noemen en u hoeft hier ook niets te zeggen over werkzaamheden, die niet of minder interessant voor deze functie zijn. Beperkt u zich echt tot datgene waarvan u verwacht, dat de lezer dat wil horen en weten.
Vaardigheden en eigenschappen
In de argumentatie komen mogelijk de vaardigheden en eigenschappen ook al aanbod. U kunt er voor kiezen deze in een aparte alinea te plaatsen. Een vaardigheid of eigenschap is iets anders dan ervaring.
De juiste vaardigheden en eigenschappen zijn wel heel belangrijk voor een functie. Door ze in een aparte alinea te zetten legt u er wat meer accent op.
In dit deel van de motivatiebrief gaat u ook in op de gevraagde eigenschappen. In de meeste advertenties staan een aantal eigenschappen en vaardigheden die men van de kandidaat verwacht. In dit deel van de motivatiebrief gaat u die bevestigen.
Heeft u nu een van deze gevraagde vaardigheden of eigenschappen niet, hoeft dat geen reden voor afwijzing te zijn. U gaat daar in de motivatiebrief natuurlijk geen aandacht op leggen.
Deze gevraagde vaardigheid of eigenschap laat u gewoon achterwege.
Neem niet het rijtje over dat in de advertentie staat, maar verpak het in zinnen door iets over uzelf te vertellen.
Bijvoorbeeld: “Met mij haalt u een ervaren teamspeler in huis die leergierig is, flexibel,enthousiast en zelfstandig. Daarnaast weet ik anderen om mij heen te motiveren en samen tot het beste resultaat te komen.”
In deze zinnen laat u zien, dat u een teamspeler, ervaren, leergierig, flexibel, enthousiast en zelfstandig persoon bent en dat u anderen motiveert.
Een goede afsluiting
Met voorgaande onderdelen heeft u aangegeven waarom u de juiste persoon voor de functie bent.
Het is een visitekaartje naar aanleiding waarvan u hoopt uitgenodigd te worden voor een gesprek. Als het goed is heeft u de potentiële werkgever nieuwsgierig gemaakt naar wie u bent.
In een goede motivatiebrief heeft u niet alles van uzelf kunnen laten zien. En ook de aanvullende CV is daarvoor niet genoeg. E heeft een gesprek nodig om uzelf te presenteren. Maar ook om te ontdekken of er echt de klik is die u en zij verwachten dat er zal zijn.
Zorg daarom voor een goede afsluiter, waarbij u uzelf als het ware uitnodigt voor een sollicitatiegesprek.
Uiteraard niet door op te dringen, maar door hen nog nieuwsgieriger naar u te maken.
Een voorbeeld van een goede afsluitende alinea: “Deze motivatiebrief is eigenlijk te kort en om een volledig beeld van mijzelf te geven. Naast genoemde heb ik u nog meer te bieden, waarover ik graag met u in gesprek zou gaan.”.
Conclusie
De hiervoor beschreven opbouw van de motivatiebrief is standaard. U kunt er voor kiezen daarvan af te wijken. Wanneer het om een creatieve job gaat, kan dat best succesvol zijn om gelijk de creatieve kant te laten zien. Maar in de meeste gevallen werkt dat niet.
De genoemde opbouw van een motivatiebrief, is in de meeste gevallen de juiste. Het is nu aan u om de juiste informatie per onderdeel er in te verpakken.
Hier kunt u wel creatief mee om gaan, om zo de potentiële werkgever extra interesse in u te laten krijgen, zodat u wordt uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek en daarmee de job kunt binnenhalen.